पृष्ठभूमि दस्तावेजों आधुनिक कार्यालय का एक आवश्यक घटक है। वे अक्सर पत्राचार संस्थानों और उद्यमों स्वामित्व के किसी भी रूप मंगाया है।
मूल्य और विशेष रूप से
पृष्ठभूमि दस्तावेजों मुख्य रूप से की अन्य प्रतिभूतियों के संबंध में एक सहायक की मध्यस्थता भूमिका निभा कर्मियों नीति। वे बाध्यकारी नहीं कर रहे हैं और निर्देश शामिल नहीं है, लेकिन केवल कंपनी में मामलों की वास्तविक स्थिति के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं, डेटा है कि निर्णय लेने और प्रशासनिक आदेशों के लिए आधार हैं के अनुसार। पृष्ठभूमि दस्तावेज, विशिष्ट गुण जिनमें से नीचे से ऊपर, यानी से नियंत्रण प्रणाली पर अपना ध्यान केंद्रित है सिर से उप निदेशक या सीधे महानिदेशक को विभाग के प्रमुख में साधारण कौशल, में से एक ने। लेकिन वहाँ अपवाद हैं, उदाहरण के लिए, पत्र-व्यवहार कर रहे हैं (आधिकारिक पत्र, तार, ई-मेल, आदि) बराबर काम जिम्मेदारियों के साथ कर्मचारियों के बीच संचार के विकास के लिए प्रयोग किया जाता है।
प्रकार के आधार पर वर्गीकरण
पृष्ठभूमि कागजात कई किस्में है, वे शामिल हैं: सहायता और ज्ञापन, रिपोर्ट, बयानों और समीक्षाएँ, व्याख्यात्मक नोट और पत्र, तार और टेलीफोन संदेशों। अपने लक्ष्य आंतरिक और बाह्य दोनों हो सकता है। तो:
• सहायता दस्तावेज़ कागजात व्यक्तिगत चरित्र है, जो तदर्थ क्वेरी और चिंता केवल एक कर्मचारी द्वारा जारी किए जाते हैं शामिल हैं;
• रिपोर्टिंग और संदर्भ अंतराल विशेष प्राप्तकर्ता और कुछ विशिष्ट रूपों की उपस्थिति से निर्धारित, आवधिकता तिमाही हो सकता है, वार्षिक, साप्ताहिक,
• विश्लेषणात्मक एक भी (एक बार) के लिए के रूप में outputted और समय-समय पर (नियमित) एक समेकित चरित्र जानकारी एकत्र सामान्यीकरण के लिए कार्य करता है अनुरोध करता है।
दस्तावेजों के एकीकरण
रचना, संरचना और प्रसंस्करण कार्यप्रवाह जानकारी के लिए प्रक्रिया नियमों कर्मियों नीति में प्रत्येक संयंत्र के लिए व्यक्तिगत रूप से निर्धारित होता है। लेकिन यह संरचना और रूप में एक निश्चित एकरूपता के लिए सभी दस्तावेजों को लाने के लिए अनिवार्य है। दस्तावेजों के एकीकरण - प्रारूप का एक इष्टतम एकरूपता, सेट और फिक्सिंग विवरण स्थापित करना है। मानकीकृत व्यावसायिक दस्तावेज़ों में एक ही मानकों और नियमों, निर्णय लेने के लिए सभी आवश्यक जानकारी युक्त के अनुसार बनाया जाता है। पृष्ठभूमि दस्तावेजों कोई अपवाद नहीं हैं और यह भी मानकीकरण के अधीन हैं। आयोजन एकीकरण आदेश को आसान बनाने और दस्तावेजों की गुणवत्ता, खोज प्रक्रिया के युक्तिकरण, तैयारी और क्रियान्वयन, टाइपिंग रूपों की, प्रसंस्करण और उन्नत विधियों के उत्पादन की जटिलता को कम करने में सुधार करने, साथ ही इस्तेमाल किया सूची को कम करने के लिए आवश्यक है। संगठन और समन्वय और डीआरसी और OKTEI के प्रबंधन के लिए मूल संगठन के लिए आरक्षित एकीकरण के नियंत्रण पर मार्गदर्शन।