कानून, नियामक अनुपालन
कागजी कार्रवाई - यह क्या है? कार्यालय प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रबंधन
कई संगठनों के ऑपरेशन की सफलता एक ठीक से निर्माण कार्य पर निर्भर हैं। हर कर्मचारी, अकेले सिर और भी अधिक कागजी कार्रवाई को समझने के लिए करते हैं,। यह क्या है, इसकी विशेषताओं मुख्य प्रकार, क्या कर रहे हैं, और कहा कि कार्यप्रवाह के आयोजन में ध्यान में रखा जाता है?
बुनियादी अवधारणाओं
हर कंपनी, की परवाह किए बिना अपनी स्थिति और व्यापार के सामान्य कोर्स में कर्मचारियों की संख्या पैदा करता है और दस्तावेजों की एक बड़ी संख्या को संभालती है। वे सब के सब संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के हैं। इस संबंध में महत्वपूर्ण अवधारणाओं रिकॉर्ड प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रबंधन शामिल हैं।
कागजी कार्रवाई कॉल गतिविधि है कि सरकारी दस्तावेजों के निर्माण सुनिश्चित करता है, और साथ ही उन लोगों के साथ काम को व्यवस्थित। बदले में, दस्तावेज़ के तहत एक गतिविधि है जो पल वे बनाए गए थे या उन लोगों के साथ काम के पूरा होने से पहले प्राप्त से कंपनी में दस्तावेजों के आंदोलन को संगठित करना है समझने के लिए (पाने वाले, संग्रह करने के लिए वितरण के लिए भेज)।
अक्सर कार्यालय संगठन चयन एक या अधिक कर्मचारियों को जो निगरानी प्रक्रिया।
कोई व्यापार कानून की स्वतंत्र रूप से नहीं हो सकता। यही कारण है कि यह रिकॉर्ड रखने और कागजी कार्रवाई को नियंत्रित करता है। इन क्षेत्रों में सवालों का फैसला सचिवों, archivists और कार्मिक विभाग के कर्मचारियों।
कार्यालय डेटा के आधार पर काम एक कागज या इलेक्ट्रॉनिक साधन के सृजन के माध्यम से कुंडी। इस संबंध में, वहाँ कागजी कार्रवाई अर्थात, इसके निष्पादन के लिए निर्माण के समय से एक दस्तावेज़ के आंदोलन है। कार्यप्रवाह आंतरिक और बाह्य में विभाजित किया जा सकता है।
निम्नलिखित चरणों द्वारा प्रस्तुत दस्तावेजों के आंतरिक परिसंचरण:
- परियोजना दस्तावेज़ का विकास।
- प्रबंधन के साथ सामंजस्य।
- दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर।
- पंजीकरण दस्तावेज़: तिथि और संख्या (दस्तावेज़ के प्रकाशन के बाद, यह निष्पादन के लिए स्वीकार किए जाते हैं माना जाता है)।
- प्राप्तकर्ता और नियंत्रण करने के लिए जानकारी लाना।
- निष्पादन।
- दस्तावेजों निष्पादन के प्रकाशन।
- विनाश या संग्रह करने प्रतिभूतियों, जिसका कार्यकाल समाप्त हो गया है।
बाहरी कारोबार निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
- कंपनी में दस्तावेज़ की प्राप्ति।
- पंजीकरण दस्तावेज (दस्तावेजों के निष्पादन के नियंत्रण के लिए आवश्यक) प्राप्त किया।
- परिचित, निष्पादन: पत्राचार के साथ काम।
- पंजीकरण प्रतिक्रिया यदि आवश्यक हो तो।
- संग्रह या विनाश करना।
मामले के संबंध में प्रबंधन दस्तावेज़:
- (सिर के दास से) अपलिंक;
- डाउनलिंक (सिर से दास को);
- (मातहत के बीच) क्षैतिज।
किसी भी दस्तावेज़ का हर आंदोलन एक विशेष रजिस्टर में दर्ज किया जाना चाहिए। यह एक लॉग बुक, दस्तावेज़, कार्ड, ई-पत्रिका हो सकता है, आदि
कौन जिम्मेदार है
कुछ कर्मचारियों को कागजी कार्रवाई में तल्लीन नहीं है। संगठन में वर्कफ़्लो का पालन करने के लिए - यह क्या है, सचिव से अच्छी तरह परिचित है, क्योंकि यह उसका कर्तव्य है। सचिवालय कार्यालय के दस्तावेजों को उपलब्ध कराने के मुख्य समारोह में प्रदर्शन करने के लिए बाध्य कर रहा है। आकार और सुविधा काम को देखते हुए, कार्यालय के काम में विभाजित किया जा सकता है:
- केन्द्रीकृत। एक विभाग में और सभी सचिवालय एक भी मालिक के अधीन है। यह एक वरिष्ठ सचिव या क्लर्क हो सकता है।
- विकेन्द्रीकृत। सचिव, साथ ही उन कर्मचारियों को जो अपने कर्तव्यों का पालन कर सकते हैं, कंपनी के विभिन्न विभागों में काम करते हैं और विभिन्न कमांडरों के अधीन हैं।
- मिश्रित। अक्सर बड़े उद्यमों में पाया। कार्यालय संगठन सचिवालय किस तरह प्राप्त पर निर्भर करेगा।
छोटे संगठनों में, रिसेप्शनिस्ट समारोह, या तो सिर किसी भी कर्मचारी जिसे करने के लिए इस कर्तव्य असाइन किया गया है द्वारा किया जा सकता। इन कार्यों रोजगार के कर्मचारी के अनुबंध में लिखा हुआ नहीं कर रहे हैं, यह उनकी पूरक समझौते के प्रदर्शन, जारी करने के लिए जहां वे सूचीबद्ध किया जाएगा, और कर्तव्यों क्लर्क के प्रदर्शन के लिए पारिश्रमिक की राशि को निर्दिष्ट करना चाहिए के लिए आवश्यक है।
अनुदेश
कंपनी के आकार और उसके सिर के आकार की परवाह किए बिना रिकॉर्ड प्रबंधन मैनुअल के अस्तित्व की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए।
निर्देश - न केवल एक नियामक अधिनियम है, जो रिकॉर्ड प्रबंधन की स्थापना के लिए अनुमति देता है। यह क्या है? इस कंपनी है, जो नेतृत्व कोई समाप्ति तिथि है कि के आदेश से मंजूरी दे दी है की एक आंतरिक दस्तावेज है।
वहाँ दस्तावेजों आंदोलन के मुख्य चरण लिखा है, अधिकारियों की सूची दी इससे या किसी अन्य दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत भरने और पंजीकरण फार्म के उदाहरण से पता चलता कर रहे हैं।
मानव संसाधन आउटसोर्सिंग
मानव संसाधन आउटसोर्सिंग पर विचार करें। यह क्या है? अपने संगठन के कम से कम एक व्यक्ति संचालित है, तो यह प्रासंगिक दस्तावेजों हमला अनिवार्य है।
मानव संसाधन आउटसोर्सिंग आंदोलन के तहत नागरिक गतिविधि के काम से संबंधित विशिष्ट दस्तावेजों को समझते हैं। अक्सर मामलों में, इस तरह के एक दस्तावेज़ की शुरूआत कार्मिक विभाग के कर्मचारियों को सौंपा गया है। वे कर्मचारी, प्रक्रिया से दस्तावेजों स्वीकार करते हैं, और विनियमित नियम निर्देश पर संग्रहीत करना होगा। इसके अलावा, अपने कर्तव्यों के प्रति संवेदनशील सहित व्यक्तिगत डेटा, के प्रसंस्करण में शामिल हैं।
मानव संसाधन आउटसोर्सिंग गोपनीयता के नियमों के साथ सामान्य, अनुपालन से अलग किया जाता है।
अनुकूलन
उच्च प्रौद्योगिकी और कंप्यूटरीकरण के युग में, वहाँ कई कंपनियों, छोटे नहीं, जो कागजी दस्तावेजों ले जाने के लिए जारी रखने के लिए कर रहे हैं। कार्यालय दस्तावेज अभी भी पारंपरिक पत्रिकाओं में दर्ज हैं और पत्र भेज रहे हैं।
यह सबसे पहले कर्मचारियों की अनिच्छा का प्रशिक्षण प्राप्त की वजह से है, और दूसरी बात, हर कोई वित्तीय समर्थन हासिल है। लेकिन हर नेता यह समझना होगा कि भविष्य में अनुकूलन में निवेश का एक बहुत काफी कंपनी के लिए लागत को कम कर सकता है।
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