एक्सेल तालिकाओं के साथ कार्य करना: चरण-दर-चरण निर्देश, सुविधाएं और सिफारिशें

स्थापित माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज के साथ विंडोज पर आधारित कंप्यूटर सिस्टम के अधिकांश उपयोगकर्ता निश्चित रूप से आवेदन एमएस एक्सेल के साथ सामना करते हैं। शुरुआती दिनों में, कार्यक्रम में माहिर में कुछ कठिनाइयों का कारण बनता है, फिर भी सूत्रों और तालिकाओं के साथ एक्सेल में काम करना इतना जटिल नहीं है, क्योंकि यह पहली नज़र में लग सकता है, अगर आप आवेदन में निहित मूल सिद्धांतों को जानते हैं।

एक्सेल क्या है?

संक्षेप में, एक्सेल गणित के लिए हमेशा प्रासंगिक नहीं होते हैं जो कई बुनियादी डेटा प्रकारों का उपयोग करते हुए अंकगणित, बीजीय, त्रिकोणमितीय और अन्य अधिक जटिल परिचालनों की एक भीड़ के लिए एक पूर्ण गणितीय मशीन है।

एक्सेल तालिकाओं के साथ कार्य करना मतलब संयोजन और कम्प्यूटेशंस, और सादा पाठ, और मल्टीमीडिया के साथ अधिक पर्याप्त अवसरों का उपयोग करना है। लेकिन अपने मूल रूप में कार्यक्रम ठीक एक शक्तिशाली गणितीय संपादक के रूप में बनाया गया था। कुछ, हालांकि, शुरू में उन्नत सुविधाओं के साथ कैलकुलेटर के लिए आवेदन स्वीकार करते हैं गहन भ्रम!

शुरुआती के लिए तालिकाओं के साथ "Excel" में कार्य करें: इंटरफ़ेस का पहला परिचय

सबसे पहले, कार्यक्रम खोलने के बाद, उपयोगकर्ता मुख्य विंडो देखता है, जिसमें काम के लिए बुनियादी नियंत्रण और उपकरण शामिल हैं। बाद के संस्करणों में, जब अनुप्रयोग शुरू होता है, एक विंडो दिखाई देती है, जो आपको एक नई फ़ाइल बनाने के लिए प्रेरित करती है, जिसे डिफ़ॉल्ट रूप से "बुक 1" कहा जाता है, या आगे की कार्रवाइयों के लिए टेम्पलेट का चयन करें

प्रोग्राम के साथ परिचित के पहले चरण में शुरुआती के लिए एक्सेल तालिकाओं के साथ काम करना एक खाली तालिका बनाने के लिए कम होनी चाहिए। अभी के लिए, बुनियादी तत्वों पर विचार करें

मुख्य क्षेत्र वह मेज है, जिसे कोशिकाओं में बांटा गया है। प्रत्येक में नंबरिंग है, दो-आयामी निर्देशांकों के लिए धन्यवाद - पंक्ति संख्या और स्तंभ का पत्र पदनाम (उदाहरण के लिए, Excel 2016 ले) निर्भरता सूत्र में डेटा के साथ सेल को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के लिए इस तरह की संख्या आवश्यक है, जिस पर कार्रवाई की जाएगी।

ऊपर, जैसा कि अन्य कार्यालय के अनुप्रयोगों में है, मुख्य मेनू बार है, और बस नीचे - टूलकिट। नीचे यह एक विशेष पंक्ति है जिसमें सूत्र दर्ज होते हैं, और वर्तमान में सक्रिय सेल के निर्देशांक वाला एक विंडो (जिस पर आयत स्थित है) थोड़ा बाईं ओर देखा जा सकता है नीचे शीट्स का पैनल और एक क्षैतिज स्लाइडर है, और नीचे दृश्य को स्विच करने और ज़ूमिंग करने के लिए बटन हैं। दाईं ओर शीट ऊपर / नीचे जाने के लिए एक ऊर्ध्वाधर पट्टी है।

बुनियादी प्रकार के डेटा प्रविष्टि और सरल संचालन

सबसे पहले यह माना जाता है कि नौसिखिए उपयोगकर्ता द्वारा तालिकाओं के साथ Excel में काम परिचित परिचालनों द्वारा महारत हासिल होगा, उदाहरण के लिए, एक ही पाठ संपादक वर्ड में

हमेशा की तरह, टेबल डेटा कॉपी, काटने या चिपकाने, पाठ या संख्यात्मक डेटा दर्ज करने का संचालन कर सकता है।

लेकिन इनपुट टेक्स्ट एडिटर्स में कुछ उत्पन्न होता है तथ्य यह है कि कार्यक्रम को शुरू में सक्रिय रूप से पहचानने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है कि उपयोगकर्ता सक्रिय सेल में किस प्रकार निर्धारित करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप लाइन 1/2/2016 दर्ज करते हैं, तो डेटा को तारीख के रूप में पहचाना जाएगा, और दर्ज अंकों के बजाय सेल में, दिनांक सरलीकृत रूप में दिखाई देगा- 01.02.2016। डिस्प्ले फॉर्मेट को काफी सरल किया जा सकता है (बाद में इसमें चर्चा की जाएगी)।

संख्याओं के लिए भी यही सच है आप किसी भी संख्यात्मक डेटा दर्ज कर सकते हैं, यहां तक कि दशमलव स्थानों की एक मनमानी संख्या के साथ, और वे उस रूप में प्रदर्शित किए जाएंगे जिसमें वे सभी को देखने के लिए उपयोग किया जाता है। लेकिन, यदि कोई पूर्णांक दर्ज किया गया है, तो इसे एक मंटिसा (शून्य के रूप में दशमलव स्थान) के बिना प्रदर्शित किया जाएगा। यह भी बदलना संभव है।

लेकिन जब डाटा एंट्री पूरी हो जाती है, तो कई नौसिखिया उपयोगकर्ता तीर कुंजियों (जैसा कि आप वर्ड टेबल में कर सकते हैं) का उपयोग कर अगले सेल पर जाने की कोशिश करते हैं। और यह काम नहीं करता है क्यों? हां, केवल इसलिए कि एक्सेल स्प्रैडशीट्स के साथ काम टेक्स्ट एडिटर वर्ड से काफी भिन्नता है संक्रमण कुंजी को दबाने या बाएं माउस क्लिक के साथ किसी अन्य कक्ष में सक्रिय आयत को सेट करके किया जा सकता है। यदि आप सक्रिय सेल में कुछ लिखने के बाद Esc दबाते हैं, तो प्रविष्टि को रद्द कर दिया जाएगा।

शीट्स के साथ कार्य

कठिनाइयों की शुरुआत में शीट्स के साथ काम करना नहीं होना चाहिए। नीचे की पैनल पर शीट जोड़ने के लिए एक विशेष बटन है, जिस पर क्लिक करने के बाद एक नई तालिका उस पर स्वचालित स्विचिंग के साथ दिखाई देगी और एक नाम ("शीट 1", "शीट 2", आदि) सेट कर देगी।

डबल-क्लिक करने से उनमें से किसी का नाम बदलना सक्रिय हो सकता है। आप एक अतिरिक्त मेनू लाने के लिए राइट-क्लिक मेनू का उपयोग भी कर सकते हैं, जिसमें कई बुनियादी आज्ञाएं हैं

सेल प्रारूप

अब सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि सेल प्रारूप मूल अवधारणाओं में से एक है, जो डेटा के प्रकार को निर्धारित करता है जिसका उपयोग इसकी सामग्री को पहचानने के लिए किया जाएगा। आप राइट-क्लिक मेनू के माध्यम से प्रारूप का संपादन कॉल कर सकते हैं, जहां संबंधित लाइन चयनित है या F2 कुंजी दबाकर।

बाईं ओर की विंडो सभी उपलब्ध प्रारूप दिखाती है, और दाईं ओर डेटा प्रदर्शित करने के विकल्प हैं। यदि आप ऊपर दिखाए तिथि के साथ उदाहरण को देखते हैं, तो "दिनांक" प्रारूप के रूप में चुना जाता है, और वांछित दृश्य सही पर सेट होता है (उदाहरण के लिए, 1 फरवरी, 2016)।

गणितीय संचालन करने के लिए, आप कई प्रारूपों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन सरलतम मामले में, एक संख्यात्मक प्रारूप चुनें। दाईं ओर कई प्रकार के इनपुट होते हैं, कॉमा के बाद मांटिसा में वर्णों की संख्या के अंक और अंकों के समूहों के सीमांकक को सेट करने के लिए क्षेत्र। अन्य संख्यात्मक प्रारूपों का उपयोग करना (घातीय, आंशिक, मौद्रिक, आदि), आप वांछित पैरामीटर भी सेट कर सकते हैं।

स्वचालित डेटा मान्यता के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग एक सामान्य स्वरूप है। लेकिन जब आप पाठ या कई अक्षरों में प्रवेश करते हैं तो प्रोग्राम इसे कुछ और में सहज रूप से बदल सकता है। इसलिए, सक्रिय सेल के लिए पाठ दर्ज करने के लिए, आपको उचित पैरामीटर सेट करना होगा।

सूत्रों (तालिकाओं) के साथ Excel में कार्य करें: एक उदाहरण

अंत में, सूत्रों के बारे में कुछ शब्द और सबसे पहले, आइए कोशिकाओं ए 1 और ए 2 में दो संख्याओं के योग का उदाहरण देखें। आवेदन में कुछ अतिरिक्त कार्यों के साथ एक स्वचालित समीकरण बटन है (अंकगणित माध्य, अधिकतम, न्यूनतम, आदि की गणना)। सक्रिय सेल को सेट करने के लिए पर्याप्त है, जो नीचे समान कॉलम में है, और जब योग चयनित होता है, तो यह स्वचालित रूप से गणना की जाएगी। क्षैतिज रूप से स्थित मानों के लिए एक ही काम करता है, लेकिन राशि के लिए सक्रिय सेल को सही पर सेट किया जाना चाहिए।

लेकिन आप फॉर्मूला को मैन्युअल रूप से दर्ज कर सकते हैं (एक्सेल तालिकाओं के साथ काम करने की संभावना का भी अर्थ है कि एक स्वचालित कार्रवाई नहीं की गई है)। उसी राशि के लिए, आपको सूत्र रेखा में बराबर चिह्न रखना चाहिए और ए 1 + ए 2 या एसओएम (ए 1; ए 2) में एक ऑपरेशन लिखना चाहिए, और यदि आप कक्षों की एक सीमा निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो इस प्रकार का उपयोग समान चिह्न के बाद किया जाता है: (ए 1: ए 20) पहले से लेकर बीसवीं समेत सभी कोशिकाओं की संख्या की गणना की जाती है।

आरेखण चार्ट और आरेख

एक्सेल तालिकाओं के साथ कार्य करना भी दिलचस्प है क्योंकि इसमें चयनित श्रेणियों के आधार पर निर्भरता और आरेख के ग्राफ़ की साजिश रचने के लिए एक विशेष स्वचालित उपकरण का उपयोग शामिल है।

ऐसा करने के लिए, पैनल पर एक विशेष बटन है, जिस पर क्लिक करके आप कोई पैरामीटर या वांछित दृश्य चुन सकते हैं। इसके बाद, चित्र या ग्राफ को एक तस्वीर के रूप में शीट पर प्रदर्शित किया जाएगा।

क्रॉस-लिंकिंग, आयात और निर्यात डेटा

कार्यक्रम में यह अलग - अलग शीट्स पर मौजूद डेटा लिंक स्थापित करना संभव है, इंटरनेट पर सर्वर पर मौजूद किसी भिन्न प्रारूप या ऑब्जेक्ट की फ़ाइलों के लिए क्रॉस-रेफरेंस का उपयोग करें, और कई अन्य एड-ऑन

इसके अलावा, एक्सेल फाइलों को अन्य स्वरूपों (उदाहरण के लिए, पीडीएफ) में निर्यात किया जा सकता है, उनमें से डेटा कॉपी कर सकते हैं। लेकिन प्रोग्राम ही अन्य अनुप्रयोगों (पाठ प्रारूप, डेटाबेस, वेब पेज, एक्सएमएल- दस्तावेज़, आदि)।

जैसा कि आप देख सकते हैं, संपादक की संभावनाएं लगभग असीमित हैं। और, ज़ाहिर है, वे बस उन्हें वर्णन करने के लिए पर्याप्त समय नहीं है। यहां केवल प्रारंभिक बुनियादी बातें हैं, लेकिन उच्चतम स्तर पर प्रोग्राम को मास्टर करने के लिए इच्छुक उपयोगकर्ता को पृष्ठभूमि की जानकारी पढ़नी होगी।