गठन, विज्ञान
कार्यालय के काम में नामकरण क्या है?
कार्यालय का काम ठीक से करने के लिए, आपको यह जानने की आवश्यकता है कि नामकरण क्या है। परिभाषा के अनुसार, नामकरण भागों, सामग्री, और निर्माण की एक सूची है जो उत्पादन द्वारा उपयोग किया गया, एक निश्चित प्रणाली के अनुसार संकलित। ऐसी सूची को संकलित करते समय, प्रत्येक उल्लेख किए गए सामग्रियों को अंकों, अक्षरों या एक अल्फ़ान्यूमेरिक संयोजन कोड नाम दिया जाता है - नामकरण संख्या
मामले के प्रबंधन में, मामलों का नामकरण व्यवसायिक कागजात (या मामलों) की एक सूची है, जो कि एक संगठन के काम के दौरान तैयार की गई सामग्री में व्यवस्थित है। नामकरण निर्धारित करता है कि कागज को कब तक रखा जाना चाहिए, और किस क्रम में पंजीकरण करना चाहिए। उदाहरण के लिए, माध्यमिक विद्यालयों (व्यायामशालय) में स्कूल पत्रिकाओं को गुरुवार को स्नातक होने के 5 साल बाद सिर शिक्षक द्वारा रखा जाता है।
मुख्य कार्य
मामलों के नामकरण को तैयार करने में मुख्य कार्य प्रशासनिक उपकरण का काम नौकरशाही झटका से छुटकारा पाने के लिए अधिक परिपूर्ण, उत्पादक है। कई समस्याओं का शीघ्र और गुणात्मक समाधान, पूरे संगठन की गतिविधि अक्सर उस आदेश पर निर्भर करती है जिसमें दस्तावेज जमा किए जाते हैं, कितनी आसानी से वे मांग पर मिल सकते हैं, कितनी दक्षता को वर्गीकृत और व्यवस्थित किया जाता है सही वर्गीकरण न केवल दस्तावेज़ों के साथ काम करने की अनुमति देता है, बल्कि अभिलेखागार और अभिलेखागार के साथ काम करने की सुविधा भी देता है।
आइए उदाहरणों पर गौर करें कि मामलों के नामकरण क्या है, और किन क्षेत्रों में यह सबसे प्रभावी है
- दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण - जब किसी भी मामले में दस्तावेजों का इस्तेमाल किया जाता था (नामांकन के अनुसार, अनुबंध की समाप्ति, समापन लेन-देन, आपराधिक मामले को पूरा करना, विभाग की रिपोर्ट की योजना आदि), और तब सक्रिय उपयोग से बाहर निकला, नामकरण के अनुसार, वे संगठनों में एक निश्चित क्रम में जमा किए जाते हैं । यह कंप्यूटर के डेटाबेस में संग्रहीत दोनों कागज़ात दस्तावेजों और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर लागू होता है
- दस्तावेज़ कितनी देर तक रहता है, इसकी जानकारी की सामग्री, यह कितनी देर प्रभावी हो सकता है नामकरण में शामिल प्रत्येक मामले में उसमें शामिल दस्तावेजों के संरक्षण के लिए उसके विशिष्ट नियम हैं। अधिक मूल्यवान और महत्वपूर्ण दस्तावेज, अब यह अंतिम होगा। यानी, जब मामले में दस्तावेजों के साथ काम करते हैं, वे तुरंत उनका मूल्यांकन करते हैं - एक प्रकार की मूल्य परीक्षा यह व्यापार में मदद करता है और काम करता है
- मामलों के अनुक्रमण की सुरक्षा करना इस मामले का नामकरण अक्सर दस्तावेजों को दर्ज करने की प्रक्रिया में किया जाता है , और मामले की नाममात्रिक सूचकांक दस्तावेज़ के पंजीकरण संख्या का एक अभिन्न अंग बन जाता है। यह सूची के संकलन के दौरान मनाया जा सकता है, जब कारखाने में या संस्था में एक वस्तुस्थल होती है।
- संस्था की संगठनात्मक संरचना का अध्ययन करते समय संदर्भ की भूमिका करता है, आदि।
- दफ्तर के काम में मामलों की सूची के आधार पर माना जाता है, जिसमें स्थायी या अस्थायी अवधि के दस्तावेजों के भंडारण और लेखा शामिल हैं।
- यह एक नमूना के रूप में उपयोग किया जाता है, एक कार्ड इंडेक्स बनाने के लिए एक योजना और प्रयुक्त दस्तावेज़ों पर एक संदर्भ।
इस प्रकार, उद्यम में किसी भी संगठन या संस्था में इसके साथ काम करने में एक नामकरण और कौशल का एक अच्छा ज्ञान आवश्यक है। नामकरण संस्था की संपूर्ण वृत्तचित्र गतिविधि को कवर करना चाहिए।
नामकरण वर्गीकरण
नामकरण के अपने मानकों और डिजाइन के लिए आवश्यकताएं हैं, उनका उल्लंघन नहीं किया जा सकता है। उन्हें विशेष पद्धतियां और रिकॉर्ड रखने के निर्देशों में निर्धारित किया गया है ।
तीन प्रकार के व्यवसाय नामकरण में अंतर करने के लिए यह प्रथा है:
- ठेठ;
- अनुकरणीय;
- एक विशिष्ट संगठन के लिए विकसित, व्यक्तिगत
एक विशिष्ट नामकरण क्या है , यह शीर्षक से स्पष्ट है - मानक दस्तावेज हैं, वे उसी प्रकार के संगठनों में इस्तेमाल होने वाले मामलों की संरचना स्थापित करते हैं।
एक अनुकरणीय नामकरण उन मामलों की अनुमानित संरचना स्थापित करने के लिए है, जो संगठन के कार्यालय में उत्पन्न होते हैं जहां यह नामकरण वितरित किया जाता है। रिकॉर्ड प्रबंधन के इस तरह के नमूने प्रामाणिक नहीं हैं, लेकिन अनुशंसित। एक विशिष्ट विशेषता यह है कि इस प्रकार के सूचकांक के दस्तावेजों में संकेत दिया गया है।
विशिष्ट और अनुकरणीय लिपिक नामकरण उनके अधीनस्थ संगठनों के लिए उच्चस्तरीय संगठनों द्वारा विकसित किए जाते हैं।
व्यक्तिगत नामकरण - विशेष रूप से किसी विशेष संगठन के लिए विकसित किया गया है और इसकी गतिविधियों की विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए। आम तौर पर या अनुकरणीय नमूना नमूना के लिए लिया जाता है और उन में आवश्यक परिवर्तन किए जाते हैं।
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